Aviso para automizar a las recepciones

Estimados colaboradores de Fast Office,

Les informamos que a partir de ahora, el proceso de facturación para todos los clientes se llevará a cabo del 01 al 05 de cada mes. Durante este período, deberán generar las facturas correspondientes a los servicios de oficina proporcionados a sus clientes.

Es fundamental que realicen este proceso de manera puntual y ordenada, asegurándose de que todas las facturas estén completas y precisas. Esto garantizará que sus clientes reciban la factura correspondiente por los servicios de oficina que utilizaron durante el mes en curso.

Les recordamos la importancia de programar su tiempo de trabajo de manera adecuada, asignando suficiente tiempo para completar el proceso de facturación de manera eficiente. Esto nos ayudará a mantener una operación fluida y a cumplir con los compromisos de facturación establecidos.

Si tienen alguna pregunta o necesitan asistencia adicional durante este proceso, no duden en comunicarse con el departamento de Facturación. Estaremos encantados de brindarles el apoyo necesario.

Agradecemos su colaboración y compromiso para garantizar un proceso de facturación exitoso y sin contratiempos.

Atentamente,

Fast Office

Envio de facturas

Estimados colaboradores de Fast Office,

Queremos recordarles un importante detalle al generar nuevos contratos de servicios de oficina privada o virtual con pagos mensuales. A partir de ahora, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

Contratos generados entre el 01 y el 10 de cada mes: La fecha de inicio del contrato debe ser la misma fecha de firma del contrato.

Contratos firmados en cualquier día posterior al 11 de cada mes: La fecha de inicio del contrato deberá ser el 01 del mes siguiente a la firma del contrato.

Este proceso nos permitirá mantener una alineación adecuada entre las fechas de inicio de los contratos y los pagos mensuales correspondientes. También ayudará a evitar cualquier confusión o discrepancia en el inicio de los servicios contratados.

Les pedimos que sigan este procedimiento de manera estricta al generar nuevos contratos. En caso de tener alguna duda o necesitar aclaraciones adicionales, no duden en comunicarse con el departamento de Contratación.

Agradecemos su atención y colaboración en este asunto. Su compromiso con los procesos internos de Fast Office es fundamental para asegurar una operación eficiente y sin contratiempos.

Saludos cordiales,

Fast Office

Fechas de inicio de contrato

Hora de llegada

Estimados colaboradores de Fast Office,

Espero que este mensaje les encuentre bien. Quisiera recordarles la importancia de la puntualidad en nuestra empresa, especialmente en relación a la hora de llegada al trabajo.

Para garantizar que todos los servicios de nuestras oficinas flexibles estén preparados adecuadamente a las 9:00 am, les solicitamos que idealmente lleguen a las 8:45 am. Esta anticipación nos permite asegurar que todos los espacios y recursos estén listos para su uso.

Entendemos que pueden surgir imprevistos de vez en cuando, por lo que hemos establecido una hora máxima de llegada a las 9:05 am. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cualquier llegada después de las 9:06 am será considerada como retardo.

Reiteramos que tu compromiso y puntualidad son fundamentales para el buen funcionamiento de Fast Office. La puntualidad no solo demuestra profesionalismo, sino que también contribuye a un ambiente de trabajo eficiente y productivo.

Agradecemos su comprensión y cooperación en este asunto.

Aquí tienes una guía para recibir paquetería y mensajería como recepcionista de Fast Office, donde tendrás que notificar a los clientes por correo electrónico y mensajería instantánea, y garantizar un servicio de recepción eficiente:

Establece un sistema de registro: Crea un sistema de registro para todas las entregas de paquetería y mensajería que lleguen a la oficina. Puedes utilizar una hoja de cálculo, una aplicación o incluso una libreta para anotar los detalles relevantes de cada entrega, como el nombre del cliente, el número de seguimiento y la fecha de entrega estimada.

Comunícate con los proveedores de paquetería y mensajería: Establece una buena relación con los proveedores de paquetería y mensajería que trabajan con Fast Office. Proporciona información clara sobre los horarios de recepción y asegúrate de obtener los detalles de contacto necesarios para comunicarte con los mensajeros en caso de ser necesario.

Registra las entregas: Al recibir una entrega, verifica la identidad del mensajero y registra los detalles de la entrega en tu sistema de registro. Esto incluye el nombre del mensajero, la empresa de mensajería, el número de seguimiento y la fecha y hora de la entrega.

Notifica a los clientes por correo electrónico: Utiliza el correo electrónico como una forma eficiente y rápida de notificar a los clientes sobre la llegada de sus paquetes. Prepara una plantilla de correo electrónico con información relevante, como el nombre del remitente, el número de seguimiento y las instrucciones para recoger el paquete. Personaliza cada correo electrónico con el nombre del cliente y envíalo tan pronto como registres la entrega.

Utiliza la mensajería instantánea: Si tu empresa utiliza una plataforma de mensajería instantánea interna, whatsapp, messenger, aprovecha esta herramienta para notificar a los clientes sobre la llegada de sus paquetes de manera rápida y eficiente. Crea un canal específico para las notificaciones de entrega y envía un mensaje con los detalles pertinentes a cada cliente.

Comunícate por teléfono si es necesario: En algunos casos, puede ser necesario comunicarte con los clientes por teléfono para proporcionar información adicional o resolver cualquier consulta relacionada con la entrega. Asegúrate de tener acceso a los números de contacto de los clientes y utiliza un tono amable y profesional durante la llamada.

Mantén un seguimiento actualizado: Actualiza regularmente el registro de entregas con información sobre la recogida de los paquetes por parte de los clientes. Esto te ayudará a realizar un seguimiento de las entregas pendientes y a notificar a los clientes en caso de que no recojan sus paquetes en un plazo determinado.

Recuerda, como recepcionista, es importante proporcionar un servicio de recepción eficiente y garantizar que los clientes reciban sus paquetes de manera oportuna. Sigue estos pasos y adapta el proceso según las necesidades específicas de Fast Office

Recepción de mensajeria y paqueteria