Contratos y Cobranza

Gestión de contratos

La gestión de contratos es un procedimiento que debes de ejecutar dentro de las funciones administrativas de la franquicia

La gestión presenta o puede presentar las siguientes etapas:

1. Alta de contrato

2. Terminación anticipada

3. Terminación de contrato

4. Renovación de contrato

Alta de contrato

Cada uno de nuestros clientes, debe de contar con un contrato actualizado que debes de generarlo cuando el cliente realiza una contratación con fast office El objetivo del procedimiento de gestión de contrato es que tengas actualizado todos los contratos de los clientes que tienes en tu franquicia, para contar con el objetivo tienes que seguir los siguientes pasos:

1. Recaudación de documentos

2. Elaboración de contrato

3. Firma de contratos

4. Almacenar contratos

1. Recaudación de documentos

Para realizar un contrato con un cliente es necesario le solicites y completes la lista de requisitos de documentos que el cliente debe de entregar

2. Elaboración de contrato

Una vez que tengas los documentos, realiza el contrato dentro del sistema de fast office, llenando todos los datos que te solicita el contrato con los documentos que te entrego que el cliente.

3. Firma de contrato

Recaba la firma del cliente en el contrato impreso, la firma deberá de colocarla en un costado de cada una de las hojas del contrato y sobre la línea o recuadro donde indica el nombre de la empresa o persona física del cliente.

Asegúrate de verificar que la firma sea igual a la firma que está plasmada en su identificación que te entrego.

4. Almacenar contrato

Almacena los contratos de dos maneras:

a) Digitaliza el contrato con escáner, así como todos los documentos del cliente y súbelo al sistema de fast office dentro del contrato del cliente.

b) Coloca el contrato impreso y firmado en un folder, junto con todos los documentos entregados por el cliente y guárdalos bajo llave en tu archivo de recepción.

Terminación anticipada de contrato por el cliente

El cliente puede llegar a solicitar la cancelación de contrato anticipadamente, o antes de la fecha de terminación de su contrato, para ello el cliente debe de cumplir la cláusula estipulada en el contrato por concepto de terminación anticipada de contrato la cual indica que deberá pagar el total correspondiente a 4 meses de mensualidad del servicio de oficina y sin derecho a la devolución de su depósito.

El procedimiento a seguir para llevar a cabo una terminación anticipada de contrato es el siguiente:

1. Solicitud

2. Respuesta a solicitud

3. Cobranza

4. Pago

5. Firma de convenio.

1. Solicitud

El cliente te solicitara la terminación de su contrato anticipadamente de manera escrita o hablada

2. Respuesta a solicitud

Das aviso inmediato a tu franquiciatario sobre la solicitud que tiene el cliente enviando una carta membretada a tu cliente dando respuesta sobre la solitud que te dio haciendo mención que se acepta la terminación de su contrato y que se aplicara la cláusula estipulada en el contrato donde realizando su pago de los 4 meses se puede firmar la terminación de contrato.

3. Cobranza

Envías la factura correspondiente a los 4 meses de servicio y realizas el proceso de cobranza

4. Pago

Recibes, entregas recibo de pago al cliente y lo ingresas al sistema de fast office erp

5. Firma de convenio

Llenas el convenio de terminación de contrato con los datos correspondientes del contrato que se está terminando, imprimes 2 tantos (uno para el ciente y uno para ti), se firman contratos.

Terminación anticipada por el franquiciatario

El franquiciatario puede dar por terminado el contrato con el cliente de manera inmediata por incumplimiento a las obligaciones o políticas establecidas en el contrato de servicios, para esto únicamente se tiene que realizar el siguiente procedimiento.

1. Carta de terminación

2. Notificación al cliente

3. Firma de terminación de contrato

1. Carta de terminación

El franqucitario realiza la carta de terminación de contrato anexa especificando el motivo de la rescisión de contrato anticipado por parte delfranquicitario

2. Notificación a cliente

Se le notifica al cliente sobre la baja de su servicio con la entrega de la carta

3. Firma de terminación de contrato

El cliente acepta de recibido y firma la terminación de contrato.

Renovación de contrato:

El cliente puede renovar su contrato de servicios y para nosotros será un placer que así sea.

Para llevar a cabo una renovación de contrato se deben de seguir los siguientes procedimientos

1. Realizar contrato

2. Enviar contrato

3. Confirmar renovación

4. Firmar contrato con renovación

5. Almacenar contrato

1. Realizar contrato

60 días antes de que venza el contrato de servicios que tiene el cliente actualmente realiza un nuevo contrato con los mismos datos del cliente y aumentando el 5% al precio de servicio mensual que paga en su vigente contrato.

2. Enviar el contrato

60 días antes de que venza el contrato envía un correo electrónico al cliente con la plantilla de redacción de correo para renovación de contrato y envía el contrato en archivo adjunto para su revisión. El cliente tendrá 30 días para dar contestación a este correo para notificar si desea renovar o si decide terminar el contrato vigente de manera ordinaria.

3. Confirmación de renovación

Si el cliente confirma en aceptar y realizar su renovación, lo cual puede solicitar únicamente contestando al correo electrónico como seguimiento al donde se le envió el contrato de renovación.

4. Firma de contrato

Asegúrate de verificar que la firma sea igual a la firma que está plasmada en su identificación que te entrego.

5. Almacenar contrato

Almacena los contratos de dos maneras:

c) Digitaliza el contrato con escáner, así como todos los documentos del cliente y súbelo al sistema de fast office dentro del contrato del cliente.

d) Coloca el contrato impreso y firmado en un folder, junto con todos los documentos entregados por el cliente y guárdalos bajo llave en tu archivo de recepción.

Terminación de contrato

Para que el cliente termine de manera ordinario el contrato tendrás que realizar el siguiente proceso.

1. Aviso de terminación

2. Recepción de oficina

3. Recepción de obligaciones

4. Envió de documentos

1. Aviso de terminación

Si el cliente decide no renovar y terminar el contrato vigente de manera ordinaria, es necesario que llene la carta de solicitud de terminación de contrato anexa y entregada al cliente por el franquiciatario por lo menos con 30 días de anticipación a la fecha de vencimiento de su contrato, de esta manera el cliente podrá dar aviso y solicitar la entrega de su depósito en garantía entregado al contratar de acuerdo a las políticas del contrato de servicios firmado previamente. En caso de no dar aviso por medio de este formato de carta, no se le garantizara la entrega de su depósito en garantía.

2. Recepción de oficina

El cliente debe de realizar entrega de la oficina y entregando en las mismas condiciones en las que él las recibió al momento de la contratación, para que tú puedas recibir la oficina es necesario que tengas a la mano el inventario que se firmó al iniciar el contrato de esta oficina para corroborar que el cliente te entregue en las mismas condiciones.

Tienes que generar un nuevo inventario de recepción de oficina y realizar las anotaciones pertinentes que se necesiten para señalar las condiciones en las cuales se está entregando la oficina.

3. Recepción de obligaciones

Todas las obligaciones de servicios, comerciales y fiscales que el cliente contrato externamente como telefonía, internet, domicilio fiscal, domicilio comercial en alguna institución financiera, deberá de darlas de baja total del domicilio del contrato con fast office y los comprobantes de estas bajas deben te deben ser entregadas.

4. Envió de documentos

Envía todos los documentos del cliente a tu franquiciatario para tramitar la baja de este cliente Los documentos que debes de completar y enviar son los siguientes:

1 Contrato de servicios

2 Carta de terminación firmada por el cliente

3 Inventario de entrega y de recepción de oficina

4 Comprobantes de las bajas de servicios del cliente.

El franquicitario recibirá los documentos y pasará al proceso de pagos de acuerdo a las políticas de este manual

Plantillas de correos (+ 15 dias... Evita que tu servicio sea cancelado)

Estimado [Nombre del Cliente]

Espero que este correo te encuentre bien. En Fast Office, valoramos tu elección de confiar en nosotros como tu proveedor de espacios de oficina flexibles. Nos complace brindarte un servicio excepcional y un entorno de trabajo inspirador. Queremos recordarte la importancia de realizar el pago de tu oficina en tiempo y forma. Actualmente, hemos notado que aún no hemos recibido tu pago, el cual debió efectuarse hace 15 días naturales posteriores a la fecha de vencimiento de tu contrato.

Nos gustaría recordarte que, de acuerdo con nuestra política de pagos, si no recibimos el pago dentro de los próximos 5 días naturales, nos veremos en la necesidad de cancelar tu servicio de oficina. Esta cancelación implicará la pérdida de acceso a todos los beneficios y servicios de Fast Office.

Entendemos que pueden surgir circunstancias imprevistas o demoras en el proceso de pago, por lo que te instamos a que evites que realicemos el corte de tu servicio. Si has experimentado algún problema o necesitas más tiempo para realizar el pago, te invitamos a comunicarte con nosotros lo antes posible. Estamos dispuestos a encontrar una solución que se ajuste a tus necesidades y evite inconvenientes.

Queremos asegurarnos de que disfrutes de todos los beneficios de tu oficina Fast Office y continúes siendo parte de nuestra comunidad empresarial. Además del acceso a espacios de trabajo inspiradores, también podrás aprovechar nuestras instalaciones de alta calidad, tecnología de vanguardia y servicios de soporte excepcionales. Agradecemos tu colaboración y tu continua confianza en nosotros como tu proveedor de espacios de oficina flexibles. Esperamos seguir siendo tu elección preferida en el futuro.

No dudes en contactarnos lo antes posible si tienes alguna pregunta o si podemos ayudarte de alguna manera. Estamos aquí para brindarte el mejor servicio posible y encontrar una solución que se ajuste a tus necesidades. Evita que realicemos el corte de tu servicio y continúa disfrutando de los beneficios de Fast Office. Te agradecemos nuevamente por elegirnos como tu socio de oficina.

Saludos cordiales

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Plantillas de correos (-5 dias... Asunto: Recordatorio de pago)

Estimado [Nombre del Cliente]

Espero que este correo te encuentre bien. En Fast Office, valoramos tu elección de confiar en nosotros como tu proveedor de espacios de oficina flexibles. Nos complace brindarte un servicio excepcional y un entorno de trabajo inspirador. Nos gustaría recordarte que el pago de tu oficina para el próximo mes está pendiente. Queremos asegurarnos de que aproveches al máximo tu experiencia en Fast Office y, como agradecimiento por tu puntualidad en los pagos, nos complace ofrecerte un beneficio especial.

Si realizas el pago antes de la fecha de vencimiento, recibirás un descuento único del 10% en tu próximo período de servicio de oficina. Este descuento es nuestra manera de recompensarte por tu compromiso y apoyo continuo. Entendemos que la gestión de pagos puede ser un proceso ocupado, pero estamos aquí para facilitarlo. Puedes realizar el pago de manera conveniente a través de nuestra plataforma en línea o en nuestras oficinas. Si necesitas ayuda o tienes alguna pregunta sobre el proceso de pago, nuestro equipo de atención al cliente estará encantado de asistirte.

Recuerda que tu satisfacción es nuestra prioridad y queremos asegurarnos de que disfrutes de todos los beneficios de tu oficina Fast Office. Además del descuento por pago puntual, queremos recordarte que aún puedes aprovechar todas nuestras comodidades y servicios adicionales, como salas de reuniones equipadas, soporte tecnológico y eventos de networking exclusivos. Agradecemos tu colaboración y tu continua confianza en nosotros como tu proveedor de espacios de oficina flexibles. Esperamos seguir siendo tu elección preferida en el futuro.

No dudes en contactarnos si tienes alguna pregunta o si podemos ayudarte de alguna manera. Estamos aquí para brindarte el mejor servicio posible.

¡Aprovecha esta oportunidad y obtén un 10% de descuento por tu pago puntual! Te agradecemos nuevamente por elegir Fast Office como tu socio de oficina.

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Plantillas de correos (0 dÍas... Asunto: Recordatorio de Pago)

Estimado [Nombre del Cliente]

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Si realizas el pago dentro de los 5 días naturales posteriores a la fecha de vencimiento indicada en tu contrato, recibirás un descuento único. Este descuento es nuestra manera de recompensarte por tu compromiso y apoyo continuo. Entendemos que la gestión de pagos puede ser un proceso ocupado, pero estamos aquí para facilitarlo. Puedes realizar el pago de manera conveniente a través de nuestra en línea. Si necesitas ayuda o tienes alguna pregunta sobre el proceso de pago, nuestro equipo de atención al cliente estará encantado de asistirte.

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Pago en linea con Openpay

Estimado cliente de Fast Office

Espero que este mensaje te encuentre bien. Nos complace recordarte que ahora también puedes realizar tus pagos de manera rápida y segura utilizando tu tarjeta de débito o crédito desde la comodidad de tu dispositivo móvil.

A través de nuestra plataforma de pago Open Pay, una terminal bancaria electrónica confiable, podrás ingresar tus datos de manera segura y realizar el pago en cuestión de segundos. Con esta opción, buscamos brindarte una experiencia conveniente y eficiente al momento de pagar por nuestros servicios.

Ya no será necesario acudir a una sucursal o utilizar efectivo, ya que podrás realizar tus pagos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, utilizando tu tarjeta de débito o crédito, podrás tener un mejor control y registro de tus transacciones.

Te invitamos a aprovechar esta opción fácil y segura para realizar tus pagos a partir de ahora. Si tienes alguna pregunta o necesitas asistencia, nuestro equipo de servicio al cliente estará encantado de ayudarte en todo momento.

Queremos facilitar tu experiencia de pago al máximo, por lo que simplemente necesitas solicitar tu link de pago y nosotros te lo enviaremos de inmediato.

Agradecemos tu preferencia y confianza en Fast Office. Seguimos trabajando para brindarte las mejores soluciones y servicios para tus necesidades de espacio de trabajo.

¡Esperamos verte pronto!