Experiencia FAST OFFICE
1 Month Fast Office
Facturación de clientes con contrato vigente
Revisa la lista de clientes con contrato vigente: Al comienzo de cada mes, verifica la lista de clientes que tienen un contrato vigente. Asegúrate de tener acceso a dicha lista para llevar a cabo el proceso de facturación.
Inicia la facturación: Durante los primeros 5 días del mes, procede a generar las facturas correspondientes a cada cliente. Estas facturas deben reflejar el monto de pago establecido como "PAGO PUNTUAL".
Incluye información de pago: Asegúrate de agregar en cada factura la información necesaria para que el cliente pueda realizar el pago de manera adecuada. Incluye el número de cuenta, referencia y las diferentes formas de pago disponibles.
Envío de facturas: Una vez generadas las facturas, envíalas a cada cliente por el medio de comunicación establecido en su contrato (correo electrónico, correo postal, etc.). Es importante que los clientes reciban sus facturas a tiempo para que puedan realizar el pago dentro del plazo establecido.
Monitoreo de pagos: Durante los 5 días permitidos para el pago puntual, realiza un monitoreo constante de los pagos recibidos. Registra y actualiza el estado de cada factura en el sistema correspondiente.
Verificación de pagos: Al finalizar los 5 días permitidos para el pago puntual, verifica si cada cliente ha realizado el pago correspondiente. Si un cliente no realiza el pago dentro de este plazo, procede a cancelar la factura y emitir una nueva factura con el monto establecido como "PRECIO DE LISTA", según lo especificado en su contrato.
Comunicación con el cliente: Notifica al cliente sobre la cancelación de la factura anterior y la emisión de una nueva factura con el nuevo monto a pagar. Proporciona al cliente la nueva factura y asegúrate de que esté al tanto de los nuevos términos y condiciones de pago.
Registro y seguimiento: Registra todas las acciones realizadas durante este proceso, incluyendo la cancelación de la factura original y la emisión de una nueva factura. Realiza un seguimiento constante para garantizar que los pagos se realicen correctamente y actualiza los registros en consecuencia.
Recuerda que este proceso es vital para garantizar una facturación eficiente y mantener una comunicación clara con los clientes. Sigue estos pasos de manera rigurosa para asegurarte de que cada cliente reciba su factura a tiempo y realice el pago correspondiente según los plazos establecidos en su contrato.
Cancelación de facturas no pagadas en el periodo de pago puntual
Monitoreo de pagos: Realiza un seguimiento constante de los pagos recibidos para identificar las facturas que no han sido pagadas dentro del periodo de tiempo establecido para el pago puntual.
Identificación de facturas no pagadas: Identifica las facturas que no han sido pagadas dentro del periodo de tiempo establecido. Verifica que estas facturas estén relacionadas con clientes que tienen un contrato de servicios vigente.
Comunicación con el cliente: Notifica al cliente sobre la factura no pagada y la necesidad de proceder a su cancelación. Proporciona al cliente una explicación clara y concisa sobre la importancia de realizar el pago dentro del periodo de pago puntual, tal como se estipula en su contrato de servicios.
Cancelación de la factura original: Cancela la factura no pagada y registra esta acción en el sistema correspondiente. Asegúrate de que el cliente sea informado sobre la cancelación de la factura original.
Emisión de una nueva factura: Genera una nueva factura que refleje el monto establecido como "PRECIO DE LISTA" en el contrato de servicios del cliente. Asegúrate de incluir toda la información necesaria para que el cliente realice el pago correctamente, como el número de cuenta, referencia y formas de pago disponibles.
Envío de la nueva factura: Envía la nueva factura al cliente por el medio de comunicación establecido en su contrato. Asegúrate de que el cliente reciba esta nueva factura a tiempo para que pueda realizar el pago correspondiente.
Registro y seguimiento: Registra todas las acciones realizadas durante este proceso, incluyendo la cancelación de la factura original y la emisión de la nueva factura. Realiza un seguimiento constante para garantizar que el cliente reciba y pague la nueva factura dentro del plazo establecido en su contrato de servicios.
Este proceso de cancelación de facturas no pagadas y emisión de nuevas facturas con el monto de "PRECIO DE LISTA" es esencial para mantener una gestión financiera adecuada y asegurar que todos los pagos sean realizados de acuerdo con los términos establecidos en el contrato de servicios
Check list 1 mes Fast Office
Administración
Facturar de contratos vigentes PAGO PUNTUAL
Cancelar facturas no pagadas
Facturar de contratos vigentes PRECIO DE LISTA
Cobranza Envío de notificación de pagos
Actualiza tu base de datos de clientes
Genera renovación de contratos por vencer
Actualiza documentos de tus clientes cada renovación
Genera las cartas de terminación de contrato
Envía las facturas de proveedores para pago
Arqueo de caja chica y solicitud de fondos
Administra las reservaciones y calendario de sala de juntas
Genera un reporte diario de todas tus actividades
Gana el bono por cobranza de pago PRECIO DE LISTA
Ventas
Prepara la oficina para ser rentada y ocupada
Genera y completa 300 anuncios al mes
Genera los prospectos en el CRM de fastoffice.app
Atiende a los prospectos de manera profesional
Renta 2 oficinas mensuales para tu franquicia
Renta 2 oficinas mensuales para otra franquicia
Servicio al cliente
Gana el bono de puntualidad reloj checador
Gana el bono de atención a clientes
Genera las mejores experiencias para el cliente
Ofrece una taza de café a tus clientes
Pregunta:¿Qué puedo hacer por ti el día de hoy? A tus clientes
Registra todas las visitas de clientes o proveedores
Recibe llamadas, paquetería, mensajería y notificaciones de clientes
Notifica a tus clientes toda las llamadas, paquetería, mensajería y notificaciones recibida
Mantenimiento
Envía tickets de mantenimientos urgentes
Envía tickets de mantenimiento preventivos
Audita a tu personal de aseo
Mantén la seguridad del franquicia a su máximo nivel
Realiza tus pedidos de consumibles (papeleria, cocina, cafe)
1 Day Fast Office
El puesto de recepción en fast office es un puesto muy dinámico y activo, durante el día estarás haciendo una lista de actividades para completar con éxito los objetivos que se requieren para operar una unidad de franquicia. A continuación, conocerás los pasos de cómo y cuándo debes trabajar.
Puntualidad:La puntualidad transmite, organización en tiempos, respeto a uno mismo y a los demás, de manera óptima debemos estar puntuales en el lugar de trabajo y de manera excelente 15 minutos antes de nuestra hora de ingreso.
Seguridad: Antes de ingresar a la sucursal es importante estar alerta de una entrada segura a la sucursal, fíjate a tu alrededor que no tengas a nadie sospechoso cercano o que te esté siguiendo con el fin de ser amagado Al ingresar a la sucursal coloca el código de alarma único de tu usuario para poder realizar una apertura segura de la sucursal, en dado caso que algún cliente ya haya ingresado antes que tú y desactivando la alarma, no será necesario realizar esta función.
Check inn: Ingresa con tu usuario a la aplicación fast office, da click en ingresar y alístate para la foto, de esta manera habrá quedado registrado tu hora de ingreso.
Gastos innecesarios: Al ingresar a la sucursal, apaga toda iluminación que quedo prendida durante la noche.
Habilitar servicios:
Cafetería: Es necesario habilitar y dejar listos los servicios que ofrecemos a nuestros clientes, como la preparación de área de cafetería, lavando adecuadamente la cafetera y posteriormente dejarla lista con café caliente listo para servir, asegúrate el área este abastecida con té, azúcar, sustitutos de azúcar, sustituto de crema, cucharas, servilletas. El despachador de agua deberá de estar abastecido con agua lista para servir
Baños: Es necesario también revisar los baños de las áreas comunes que estén bien abastecidos de jabón, papel de baño, papel de manos.
Recepción: Ve al área de recepción y asegúrate de que los sistemas de comunicación estén listos para realizar todas las funciones de recepción, como lo son la computadora, la impresora, el teléfono, el internet. Ordena tu área de trabajo, en fast office brindamos imagen corporativa y la recepción es un área que todas las empresas comparten para dar imagen a sus empresas, es importante tener tu área de trabajo pulcra, únicamente con las herramientas de trabajo necesarias para operar en el área de recepción.
Reporte diario: El reporte diario es un listado de las actividades que se realizaste durante todo el día, por lo tanto, es importante que lo abran en tu computadora desde la primera hora de actividad para que puedas ir registrando todo lo que se te solicita en el reporte diario de actividades, por favor no dejes esta función para el final del día ya que pueden suceder cosas que omitas en el reporte por olvidarlas durante el día. El reporte lo enviaras por correo electrónico al correo asignado por fast office y al correo de tu franquiciatario.
Actividades de operación: Durante el día realizaras las actividades de operación en base al puesto, que en orden de prioridad son: (servicio al cliente, ventas y administración), de acuerdo a los manuales de operación de estas áreas.
Alimentos: Está permitido ingerir alimentos y bebidas dentro del horario laboral, sin embargo, dichos alimentos deberán ser alimentos fríos y que no generen olores, como lo son frutas, galletas, barras, licuados, etc.
Break: Tendrás una hora completa de descanso la cual es de 3 a 4 pm, puedes utilizar esta hora de descanso para comer, leer, salir a dar un paseo, estar dentro de la sucursal o cualquier actividad que desees, tendrás que estar de regreso en tu lugar de recepción a las 4 pm en punto.
Salida de sucursal: La preparación para la salida es primordial para realizar una salida ordenada y cumpliendo los objetivos del día.
Reporte diario: 15 minutos antes de las 7 pm, comienza a enviar tu reporte diario.
Servicios: Apaga los servicios de cafetería
Electricidad: apaga la iluminación que no sea necesaria en el interior de la sucursal y prende la iluminación externa de la sucursal que sea necesaria para brindar mayor seguridad e imagen.
Check out: ingresa con tu usuario a al sistema fast office da click en salida, y registra tu salida con fotografía.
Seguridad: antes de colocar la clave de alarma para hacer el cierre exitoso del sistema de alarma, es necesario revisar que no tengas clientes dentro de la sucursal los cuales se quedaran trabajando posterior a la hora de cierre de recepción, en dado caso que algún o algunos clientes se vayan a quedar, informales que tu estas por salir, si hay algo más en lo cual les puedas servir e coméntales que por favor tomen la responsabilidad de realizar el cierre con el código de alarma para que la sucursal quede protegida a su salida.
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