Manual de venta

Capacitaciónde ventas

Comercializaión

1. OBJETIVO DEL PROCESO:

Realizar las actividades de comercialización correctamente, con el fin de aumentar la ocupación de las oficinas de FAST OFFICE.

2. ALCANCE DEL PROCESO:

El proceso presenta información desde que se reciben las pautas para comercializar hasta el inicio del proceso de elaboración de contratos.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:

El responsable de realizar las actividades de comercialización serán las recepcionistas de cada sucursal de FAST OFFICE.

4. DEFINICIONES, TÉRMINOS Y ACRÓNIMOS

4.1 Acrónimos

Drive: Servicio de alojamiento de archivos mediante internet

RFC: Registro Federal de Contribuyentes

PM: Persona moral

4.1 Acrónimos

Franquiciatario: Personas física o moral que adquiere una Franquicia por medio de una contra prestación por el conocimiento y los derechos necesarios para explotar el negocio, siguiendo sus métodos y sistemas, bajo la identidad corporativa del franquiciante.

Comercializar: Hacer que un producto tenga una organización y unas condiciones comerciales para su venta.

Contrato: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.

Negociación: La negociación es el arte de persuasión para poder cerrar la venta con éxito.

Prospecto: Persona o compañía que ha mostrado algún interés en lo que se ofrece.

Cliente: Persona que utiliza los servicios de un profesional o de una empresa, especialmente la que lo hace regularmente.

Sucursal: Ubicación donde se encuentra una franquicia y es una extensión de la marca o empresa.

Comisión: Cantidad que se cobra por realizar transacciones comerciales que corresponden a un porcentaje sobre el importe de la operación.

Contrato: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.

5. POLÍTICAS DEL PROCESO

5.1. Políticas Generales y Específicas

Por cada venta realizada se recibirá una comisión correspondiente al tipo de contrato hecho, (Anexo 1.4 Tabla de comisiones), siempre y cuando se hayan finalizado los puntos anteriores. No se podrá acumular comisiones o cobrar comisión habiendo pasado la fecha de cobro de comisión.
La comisión de la venta será únicamente de la persona que realice el proceso completo de comercialización, desde que se recibe la llamada de un prospecto hasta que se realiza el contrato de servicios.
El medio de comunicación se gestiona desde Administración del Corporativo de FAST OFFICE. Este se utiliza para coordinar las ventas realizadas y la comunicación entre todas las sucursales. Es de suma importancia que cada recepcionista sea participe.
Cada mes se asignarán, por medio de la Lista de disponibilidad, nuevas sucursales que cada recepcionista debe comercializar.
Tanto promociones y descuentos, como aumento o disminución de precios al público, serán estipulados solamente por el franquiciante FAST OFFICE. Se dará la información con tiempo, para que el franquiciatario lleve a cabo los respectivos cambios.
En caso de que el cliente lo requiera, se realizará un Contrato de Arrendamiento y entregará para recabar firmas correspondientes.
Cada sucursal cuenta con un correo electrónico para gestionar la comunicación con los clientes y la administración. Es de suma importancia que solo se haga uso de este ya que será evidencia de trabajo.
Solamente se podrá ofrecer lo que FAST OFFICE FRANCHISE estipule en sus contratos de servicios, el colaborador no podrá violar o modificar los contratos de servicios, así como no podrá ofrecer a sus prospectos o clientes algo que no está autorizado por la franquicia FAST OFFICE.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Recepcionista: Recibir pautas: Al inicio de cada mes, se recibirán por el sistema de comunicación interno, información sobre las sucursales que se deberán comercializar y su disponibilidad. Con base en dicha información se realizarán las actividades de comercialización. De igual manera, cada lunes se recibirán las actualizaciones de disponibilidad.
Recepcionista: Elaboración de anuncios: Cada día hábil se deberán realizar anuncios de publicidad en los diferentes espacios establecidos, ya sea en páginas web, redes sociales o periódicos. Es necesario que cada anuncio cumpla con los lineamentos de publicidad.
Recepcionista: Recibir llamadas: Se recibirá una llamada de un prospecto y se deberá contestar de forma amable, contenta y segura. Se comenzará un diálogo con el cliente en la cualse busque obtenerla siguiente información y se llenará el Registro de prospectos.
a) Nombre completo
b) Nombre de la empresa
c) Giro de la empresa
d) Teléfono de contacto
e) Correo electrónico de contacto
f) Presupuesto que cuenta para la oficina
g) Número de personas que requiere para la oficina
h) Zonas principales que busca la ubicación de la oficina
Durante la llamada, se le buscará y otorgará la información que cubra sus necesidades. De estas sugerencias, surgirán dos premisas:
1. Que le agrade inmediatamente, por lo que se agendará una cita.
2. Que requiera que le envíen información.
Recepcionista: Envio de información: Enviar la información al correo electrónico del interesado 10 minutos después de colgar la primera llamada.
Recepcionista: Envíar registro de prospecto: EUna vez que se envía la información al cliente, se enviará una fotografía del registro de prospecto al sistema de comunicación interno.
Recepcionista: Llamada de seguimiento: El objetivo de realizar llamadas de seguimiento es concretar una cita en las oficinas de interés, por lo que se deberán realizar lassiguientes llamadas
Primera llamada: Realizar una llamada telefónica al número de contacto otorgado por el prospecto inmediatamente después de enviar el correo electrónico, en un lapso no mayor a 30 minutos. En esta llamada se dará aviso que ya fue enviada la información y solicitar su confirmación de recibido.
Segunda llamada: un día posterior del envió de la información, se deberá llamar al prospecto para saber que le pareció la información y poder concretar una cita.
Tercera llamada: Si es necesario se deberá realizar una tercera llamada para darle tiempo al prospecto de analizar la situación y así concretar una cita.
Recepcionista: Agendar cita: ffSe deberá agendar una cita para que el prospecto conozca la sucursal que le interesó con fecha específica y hora. La cita debe de ser el mismo día o uno posterior a la llamada, con el fin de tener más probabilidad de renta. En caso de que la venta que se esté gestionando en otra sucursal, se avisará por vía telefónica a la recepcionista de la sucursal en cuestión para que lo reciba.
Recepcionista de la sucursal correspondiente: Recibir prospectos: Se recibirá el aviso sobre una cita para mostrar la sucursal y oficinas. Se atenderá de manera amable y responder a todas las preguntas que le surjan al prospecto.
Recepcionista de la sucursal correspondiente: Informar sobre lo ocurrido en la cita: Se deberá dar aviso sobre lo que sucedió durante la cita a la Recepcionista encargada de la venta, mediante mensajes de textos o vía telefónica.
Recepcionista: Seguimiento a prospecto: Para este momento ya se han realizado las partes más importantes de la comercialización, se ha persuadido al prospecto por medio de un buen servicio y agilidad para el envío de información. El objetivo del seguimiento de prospecto es negociar el precio, muebles, y lujos de oficina. Se deberá respetar el tiempo de entrega de mobiliario, plazo no mayor a 22 días, la disponibilidad y precios de cada sucursal descritos en la Lista de disponibilidad recibida a inicio de mes y sus actualizaciones y para lujos de oficina se deberá consultarlo con el jefe directo o dueño de la sucursal. Se deberá llegar un acuerdo mutuo para que se pueda proceder a la generación de contrato
Recepcionista: Apartar oficina: Cuando se llegue a un acuerdo, se comunicará en sistema de comunicación interno sobre elservicio vendido, es decir, se apartará la oficina.
Recepcionista: Solicitar información: Dependiendo de cada contrato, se solicitarán al cliente los requisitos para la generación de contrato. por medio de correo electrónico.
Copia de Identificación oficial del representante legal de la empresa o persona física que está contratando: INE, pasaporte o documento de inmigrado en caso de ser extranjero Comprobante de domicilio
Comprobante de domicilio vigente no mayor a tres meses de antigüedad: recibo de luz, recibo de luz, recibo de teléfono fijo, predial.
Acta constitutiva de la empresa. (PM)
RFC (en caso de facturar)
Depósito en garantía
Renta del mes vigente
Hoja de registro
Recepcionista: Recibir información: Se recibirá la información por correo electrónico. En caso de no recibirla, se le recordará al cliente de hacerlo. Estos se deberán imprimir y resguardar en una carpeta que será el expediente de cada cliente.
Recepcionista: Generar contratos: Con base en la información recabada, se hará uso de los formatos preestablecidos de contratos y se llenarán los campos vacíos. A partir de este se realizarán tres tantos iguales, es decir, que se impriman tres veces el mismo contrato para que sean firmados tanto por el cliente y franquiciatario.
Recepcionista: Solicitud de firmas: Una vez que se complete el contrato, se deberá:
1. Solicitar mediante un correo electrónico las firmas del cliente de los tres tantos de contratos.
2. Dar aviso vía telefónica sobre sobre el envío del correo electrónico.
3. Recibir contratos firmados por el cliente. De no ser así, se le deberá recordar al cliente de hacerlo.
4. Enviar físicamente los tres tantos al franquiciatario.
5. Dar aviso sobre el envío de contratos vía telefónica.
6. Recibir dos tantos de contratos, ya que uno se lo queda el franquiciatario.
Recepcionista: Envío de contrato a cliente: Una vez que se reciban los dos tantos firmados por el franquiciatario, se deberá enviar electrónicamente y/o físicamente una solo tanto al cliente. Asimismo, se deberá enviar el contrato a la recepción de la sucursal correspondiente al servicio vendido.
Recepcionista: Compartir expediente: Con el fin de cobrar la comisión correspondiente a la venta de servicios, se deberán escanear los documentos del expediente completo del cliente y compartirlo en el DRIVE asignado a recepción. Cumpliendo con lo siguiente:
· Contrato de servicios FAST OFFICE firmado por el cliente y por el franquiciatario.
· Copia de Identificación oficial
· Comprobante de domicilio vigente
· Acta constitutiva de la empresa. (PM)
· RFC (en caso de facturar)
· Depósito en garantía
· Renta del mes vigente
· Hoja de registro
La fecha límite de entrega de todo el expediente y entrega de contrato firmado será todos los días 15 de cada mes posterior al mes en que fue firmado el contrato de servicios FAST OFFICE.
Recepcionista: Envío de expediente: En caso de que la venta se haya realizado en otra sucursal, se deberá de enviar el expediente físico. A la recepción correspondiente. Puede ser por un servicio de paquetería.
Recepcionista: Facturar: Se deberá registrar y facturar el primer mes al nuevo cliente en el sistema de facturación. Para ello, es necesario seguir el procedimiento de facturación.

Gerente de ventas

Como requerimiento y regla es obligatorio registrar 8 prospectos diarios al sistema con su seguimiento completo de llamadas y correos.

· Las llamadas deben de salir de GOTO

· Los correos deben de salir de sus correos oficiales de Fast Office @fastoffice.mx (no Gmail)

Como obtener estos prospectos:

1. Prospectos calientes: Creados hace menos de 3 meses sin que todavía sean clientes por falta de seguimiento, presupuesto, ubicación (3 por dia )

Filtrar el CRM dentro del sistema www.fastoffice.app

Ir a los prospectos registrados en los últimos 3 meses a tu nombre o nombre de otro usuario

Llamarlos y ofrecerles una nueva promoción, nueva ubicación.

2. Prospectos de clientes: Prospectos que puedan ser referidos por nuestros clientes solicitando el contacto para invitarlos a crecer dentro de Fast Office (3 por dia )

Llamar al cliente del giro potencial.

Saludarlo de manera cordial y preguntar como se ha sentido en Fast Office y si hay algo en lo que podamos hacer para mejorar su experiencia en su espacio de trabajo.

Solicitar uno o varios referidos de su mismo giro que nos pueda recomendar para traerlos a vivir la experiencia de Fast Office

Invitarlo a que nos de like en nuestras redes sociales y comparta nuestra pagina web o publicación en sus redes

Si el cliente nos da una referencia de un prospecto que se convierta en cliente y nos dio like en nuestras paginas le otorgaremos un 10% de sus servicios en su próxima mensualidad.

3. Prospectos Nuevos: Prospectos creados hace menos de 36 horas con toda la emoción de rentar una oficina en un periodo corto de tiempo. Subir publicaciones nuevas en paginas web de bienes raíces o en paginas de redes sociales para obtener un prospecto y comenzar con el proceso de conversion a cliente.

4. Prospectos fríos: Creados hace 3 meses o mas que no rentaron en su momento y pueden ser re-ubicados de donde estan actualmente (2 por dia )

Filtrar el CRM dentro del sistema www.fastoffice.app

Ir a los prospectos registrados meses anteriores

Llamarlos y ofrecerles una nueva promoción, nueva ubicación.

5. Prospectos que ya fueron clientes: Nuevamente para invitarlos que regresen a Fast Office, ofrecerles nuevas ubicaciones, servicios, promociones. (2 por dia )

Filtar el ERP dentro del sistema www.fastoffice.app

Ir a los contratos terminados de los clientes

Llamarlos para invitarlos a ser parte de Fast Office nuevamente con promociones, nuevas ubicaciones

Solicitar un referido que pueda convertirse en cliente

TIPS DE VENTAS Y MÁS

Atención del prospecto