Sistema ERP
Administración (ERP)
La administración (ERP)de la sucursal es un proceso que se divide en 3 procedimientos básicos
Ingresos
Egresos
Compras
Los ingresos se dividen en tipos de ingresos:
Ingreso de oficina privada y virtual
Ingreso de sala de juntas
Ingreso de servicios copia y escáner
Ingresos por venta de activos
Ingreso por apartado de oficina
Ingreso por pago de penalización rescisión anticipada
1 Oficina privada y virtual
La contraprestación que el cliente da por obtener los servicios de fast office es un pago mensual el cual tiene que realizar en tiempo y forma para poder seguir obteniendo los servicios de fast office.
Como parte de nuestros servicios de recepción es brindarle a nuestro cliente los recordatorios de pagos para que de esta manera sus beneficios al contratar con fast office sean mayores.
Para realizar el proceso de ingresos de oficina privada y oficina virtual debes realizar adecuadamente el procedimiento de cobranza realizando estos 4 sencillos pasos.
Cobranza:
-5 días
5 días anteriores a la fecha de pago establecida en el contrato de servicios con el cliente, se notifica vía correo electrónico por medio del sistema fast office enviando la plantilla (-5) como recordatorio anticipado para generar su pago.
0 días
El día de pago establecida en el contrato, envías por correo electrónico por medio del sistema fast office la plantilla (0) y le regalas una llamada de cortesía al cliente como recordatorio que el día de hoy es su fecha pago en tiempo para aprovechar los beneficios que genera el pronto pago.
+5 días
Este último de pago puntual marcado en el contrato, le envías un correo electrónico al cliente por medio del sistema fast office con la plantilla (+5) y le regalas una llamada de cortesía, haciéndole mención que el día de hoy es su último día de pago para tener el beneficio del descuento del pronto pago.
+15 días
Cuando pasan 15 días posteriores a la fecha de pago marcada en el contrato de servicios fast office, envía un correo electrónico por medio del sistema fast office con la plantilla (+15) , cambias la combinación de la cerradura de la oficina del cliente, llamando a un proveedor para que así lo haga, y te comunicas con el proveedor de alarma para cambiar el código de acceso que tiene asignado este cliente y le negaras el acceso a la oficina y de los servicios fast office hasta que realice el pago correspondiente, no deberás de darle acceso al cliente a su oficina por ningún motivo, hasta que haya realizado el pago.
Ese mismo día, notificará a tu franquiciatario, vía correo electrónico y por llamada telefónica sobre la falta de pago de dicho cliente y le envías por correo electrónico la documentación completa de dicho cliente para que el franquiciatario proceda a realizar el procedimiento de cobranza extra judicial
2. ingresos de servicios de sala de juntas: al rentar una sala de juntas debes tener el pago total de la sala de juntas por el total de las horas rentadas.
Ingreso por Copia y escaneo: La recepción está a disposición de los clientes al solicitar este servicio, tienes que cobrar en el mismo momento el pago de servicios de acuerdo a la lista de precios establecida en su momento, el ingreso lo registras en el sistema fast office.
Ingresos por venta de activos Cuando la franquicia realice la venta de mobiliario, aparatos electrónicos o cualquier activo de la franquicia, con el fin de renovar, cambiar, o por ser un activo que ya no es necesario, debes registrar el ingreso por con el monto total en el precio que fue vendido el activo.
Ingreso por apartado de oficina El prospecto que desea convertirse en nuestro cliente contratando una oficina en fast office, tiene la oportunidad de entregar un parcial al depósito de la renta de oficina, aceptando las políticas establecidas en el recibo de apartado de oficina, este ingreso de dinero tienes que registrarlo en el sistema.
Ingreso por rescisión anticipada de contrato: Si el cliente desea rescindir anticipadamente el contrato, debe pagar la penalización correspondiente señalada en el contrato de servicios, el ingreso de rentas anticipadas que el cliente paga, debes registrarlo en el sistema fast office y realizar la finalización de contrato en el mismo sistema.
Los pasos para registrar un ingreso dentro del sistema fast office (ERP) son los siguientes:
Ingresa al sistema www.fastoffice.app o en la app previamente descargada
Ingresa con el usuario y contraseña de la sucursal o franquicia
Selecciona el tipo: ingreso
selecciona la categoría del ingreso
describe el concepto del ingreso, por ejemplo: oficina privada #8 mes de noviembre
coloca la cantidad del egreso, esta cantidad debe de ser exactamente la misma cantidad que aparece en la ficha de depósito o transferencia que realizó el cliente.
selecciona el número o letra de oficina a la pertenece el ingreso.
Selecciona la fecha del movimiento, esta fecha debe de ser la fecha que está impresa en el comprobante de pago que envió el cliente.
adjunta el comprobante de pago que se realizó el cliente en imagen o pdf. El comprobante de pago deberá ser 100% legible y debe de contener lo siguiente: banco de emisión, número de movimiento, fecha de movimiento, fecha de ejecución, nombre del beneficiario, cantidad. Como excepción al comprobante de pago podrás subir el estado de cuenta de banco del beneficiario.
Selecciona guardar
Nota: el registro de ingreso deberá de ser el mismo día que recibiste el comprobante de pago o fuiste notificado que se realizó, no podrás ingresar pagos de meses anteriores.
Egresos:
Cada vez que realizas una compra debes registrar el monto de la compra en egresos dentro del sistema administrativo ERP de fast office. Las compras pueden ser por conceptos de consumibles o servicios los egresos se dividen en dos categorías: egresos fijos y egresos variables.
Consulta la lista de estos dos tipos de egresos para identificar el concepto y donde debes clasificar el concepto
Los pasos para registrar un egreso dentro del sistema administrativo ERP de fast office son los siguientes:
Ingresa al sistema www.fastoffice.app o en la app previamente descargada eIngresa con el usuario y contraseña de la sucursal o franquicia
Selecciona el tipo: egreso
selecciona la categoría del egreso
describe el concepto del egreso, por ejemplo: energía eléctrica del mes de noviembre de 2019
coloca la cantidad del egreso, esta cantidad debe de ser exactamente la misma que tienes en la factura del proveedor o del comprobante de pago que se realizó al proveedor
selecciona la fecha del movimiento, esta fecha debe de ser el día en que se realizó el pago y debe coincidir con la fecha del comprobante de pago que adjuntas
selecciona si es ingreso fijo o variable
adjunta el comprobante de pago que se realizó al proveedor en imagen o pdf.
Selecciona guardar
Compras:
Para mantener la sucursal abastecida de productos y/o servicios para otorgar un excelente servicio para los clientes tienes que realizar compras
Las compras se realizan a proveedores autorizados por el franquiciatario y tienes dos tipos de proveedores
Proveedores externos
Proveedor de productos y/o servicios exclusivos fast office.
Para realizar una compra deberás de seguir los siguientes 5 pasos:
Inventario: Realiza un inventario de los productos/o servicios que tienes actualmente y analiza cuántos productos te hacen falta para poder abastecer la sucursal de productos necesarios que serán consumidos para el siguiente mes. Este inventario lo realizarás 5 días hábiles antes de que termine cada mes y serán el punto de partida para realizar tu orden de compra.
Orden de compra: Realiza tu orden de compra a tu franquiciatario sobre los productos y/o servicios que estas solicitando, esta orden de compra deberá estar realizada 3 días hábiles antes de que termine el mes
Revisión orden de compra: Tu franquiciatario revisara la orden de compra y la aprobara o modificara para posteriormente enviártela de regreso ya con el visto bueno de aprobación.
Envió de orden compra: Envía tu orden de compra aprobada por el franquiciatario al proveedor antes de que venza el mes.
Recepción orden de compra: Recibe tu orden de compra en el transcurso de los 2 primeros días hábiles del mes.
Para recibir los productos debes asegurarte de que te entreguen la factura de los productos y/o y que la factura coincida con la orden compra y los productos que te están entregando. Toma fotografías y o video para evidencia de la entrega exitosa de los productos y/o servicios Para poder realizar una garantía del producto o servicio vas a requerir de estos tres pasos anteriores para poder hacer valida la garantía de productos y/o servicios que te están entregando.
